Kurz gesagt: Ein Gast kann Bewirtungskosten nur absetzen, wenn er Ihre Rechnung vorlegt und selbst Anlass und Teilnehmer schriftlich festhält und unterschreibt. Ihre Aufgabe ist die ordnungsgemäße Rechnung, nicht das Ausfüllen. Bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung, darüber braucht die Rechnung mehr. Bei einer elektronischen Kasse erkennt das Bundesfinanzministerium nur Rechnungen mit TSE an.
Dies ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.
Was ist ein Bewirtungsbeleg, und wer stellt ihn aus?
Das Bundesfinanzministerium (BMF) schreibt in seinem Schreiben vom 19. November 2025 (Rn. 1): «Hierfür wird regelmäßig ein formloses Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) erstellt. Dieser Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.» Der Eigenbeleg kommt also vom Gast. Bei einer Bewirtung in der Gaststätte ist die Rechnung beizufügen, und auf dem Eigenbeleg genügen Anlass und Teilnehmer (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG). Die IHK Region Stuttgart ergänzt, der Nachweis könne auf einem Vordruck erfolgen, der häufig schon auf der Rückseite der Gaststättenrechnungen aufgedruckt ist.
Dieses Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021. Das ältere gilt laut BMF nur noch für Bewirtungen bis zum 31. Dezember 2024.
Muss jedes Restaurant einen Bewirtungsbeleg ausstellen?
Eine Vorschrift, die Sie zwingt, das Formular für den Eigenbeleg bereitzuhalten, finden wir in den ausgewerteten Quellen nicht. § 4 Abs. 5 EStG richtet sich an den Gast: «Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat der Steuerpflichtige schriftlich die folgenden Angaben zu machen». Andere Pflichten gibt es dagegen schon:
- Rechnung an Unternehmer: Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG sind Sie bei einer Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen zur Rechnung innerhalb von sechs Monaten verpflichtet. Gegenüber Privatpersonen gilt laut IHK Berlin grundsätzlich keine Rechnungspflicht.
- Beleg aus der Kasse: Nutzt Ihr Haus ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, sind Sie nach § 146a Abs. 2 AO verpflichtet, damit Belege zu erstellen (BMF, Rn. 13). Mehr dazu im Ratgeber zur Kassensystem-Pflicht.
Welche Angaben gehören auf die Rechnung, und welche trägt der Gast ein?
«Rn.» meint das BMF-Schreiben vom 19. November 2025.
| Angabe | Wer trägt ein | Grundlage |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des Restaurants | Restaurant | Rn. 4, § 33 Nr. 1 UStDV |
| Ausstellungsdatum | Restaurant | Rn. 5, § 33 Nr. 2 UStDV |
| Jede Speise und jedes Getränk einzeln, mit Preis | Restaurant | Rn. 6 und 8 |
| Tag der Bewirtung (maschinell, nicht handschriftlich) | Restaurant | Rn. 7 |
| Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, Steuersatz | Restaurant | § 33 Nr. 4 UStDV |
| Transaktionsnummer oder Seriennummer der TSE, auch als QR-Code | Kasse, automatisch | Rn. 13 und 14 |
| Steuernummer oder USt-IdNr. und Rechnungsnummer (nur über 250 Euro) | Restaurant | Rn. 10 und 11 |
| Name des Gastgebers (nur über 250 Euro) | Restaurant (als Leistungsempfänger) | Rn. 12 |
| Anlass und Teilnehmer der Bewirtung | Gast (Eigenbeleg) | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG, Rn. 1 |
| Unterschrift | Gast (Eigenbeleg) | Rn. 1 |
Bewirtungsbeleg ab welcher Summe?
Für den Eigenbeleg nennt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG keine Betragsgrenze. Die 250 Euro betreffen Ihre Rechnung. § 33 UStDV: «Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten». Über 250 Euro verlangt das BMF zusätzlich Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants, eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Namen des Gastgebers (Rn. 9 bis 12). Was für Kleinbeträge gilt, steht im Ratgeber zur Kleinbetragsrechnung.
Über 250 Euro kommt die E-Rechnung ins Spiel. Das BMF schreibt in seinen Fragen und Antworten (Stand März 2026, Frage 10): «Daher ist z. B. auch für ein Geschäftsessen in einem Restaurant oder für einen Materialeinkauf eines Unternehmers in einem Baumarkt eine E‑Rechnung auszustellen, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt und der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Übergangsregelungen machen kann oder möchte.» Laut Frage 11 darf bis zum 31. Dezember 2026 stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt werden, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027.
Was bedeutet «maschinell erstellt» und TSE auf dem Beleg?
Nach Rn. 13 werden bei einer elektronischen Kasse «nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt». Weiter heißt es: «Belege in anderer Form, z. B. handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen des Satzes 1 nicht; die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.»
- Woran der Gast die TSE erkennt (Rn. 14): an einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder der des Sicherheitsmoduls, auch als QR-Code.
- Einzelne Posten (Rn. 6): «die Angabe "Speisen und Getränke" und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht». «Menü 1» oder «Lunch-Buffet» sind dagegen in Ordnung.
- Tag der Bewirtung (Rn. 7): «Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum» genügt. «Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus.»
Wie viel kann der Gast absetzen?
Das regelt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Danach dürfen Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass den Gewinn nicht mindern, «soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind».
Wie füllt der Gast den Bewirtungsbeleg aus?
Ein amtliches Muster nennen die Quellen nicht; das BMF spricht von einem «formlosen Dokument». Nach IHK Stuttgart gehören auf den Eigenbeleg:
- Der Anlass, «möglichst genau»: «allgemeine Angaben wie Arbeitsgespräch, Infogespräch, Hintergrundgespräch genügen nicht».
- Die Namen der bewirteten Personen und Ort und Tag der Bewirtung.
- Die Unterschrift des Gastgebers.
Die Angaben müssen laut BMF «zeitnah gemacht werden» (Rn. 1). Eigenbeleg und Rechnung gehören zusammen (zum Beispiel durch Aneinanderheften; digital Rn. 18 bis 22).
So macht es Resmuar
Für Bestellungen über Resmuar (Abholung, auf Wunsch mit eigener Lieferung) kann Ihr Haus im Panel unter «Regeln & Zeiten», Abschnitt «Rechnung für Gäste», eine Rechnung anbieten. Sie ist aus, bis Sie sie einschalten. Es ist eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV bis 250 Euro brutto, verfügbar, sobald die Bestellung als abgeholt eingetragen ist. Sie nennt den Abholtag, die Bestellnummer, die Positionen und die Summen je Steuersatz. Eine Rechnungsnummer und einen Gastnamen trägt sie nicht, weil § 33 beides nicht verlangt.
Darunter steht ein Block mit der Überschrift «Nur bei geschäftlicher Bewirtung – bitte selbst ausfüllen». Er enthält leere Zeilen für «Anlass der Bewirtung» (mit dem Hinweis: konkret, nicht «Geschäftsessen», etwa «Vertragsverhandlung Liefervertrag XY»), «Bewirtete Personen», «Bewirtende Person» sowie «Datum, Unterschrift». Resmuar füllt nichts aus.
Über 250 Euro stellt Ihr Haus die Rechnung selbst aus, mit Name und Anschrift des Gastes, vorerst auch bei Bestellungen mit Liefergebühr, bis Ihr Steuerberater bestätigt hat, wie die Gebühr aufgeteilt wird. Für erstattete Bestellungen gibt es keine Rechnung. Rechnungen für Gäste im Lokal kommen aus Ihrer eigenen Kasse, nicht von Resmuar.
Eines sollten Sie wissen: Resmuar ist keine Kasse und hat keine TSE. Nutzt Ihr Haus ein elektronisches Aufzeichnungssystem, gilt für den Abzug Ihres Gastes Rn. 13. Ob eine Rechnung aus dem Panel dafür genügt, klären Sie vor dem Einschalten mit Ihrer Steuerberatung. Resmuar nimmt keine Provision; wie Bestellen zum Abholen aussieht, zeigt die Demo. Zum Steuersatz lesen Sie den Ratgeber zum Außer-Haus-Verkauf.
Häufige Fragen
Reicht ein Kassenbon als Bewirtungsbeleg?
Bis 250 Euro kann er die Rechnung sein: Laut BMF (Rn. 13) ist der Beleg mit den Angaben nach § 6 KassenSichV dann eine ordnungsmäßige sonstige Rechnung. Anlass, Teilnehmer und Unterschrift ergänzt der Gast.
Darf das Restaurant den Anlass für den Gast eintragen?
Die Angaben macht laut Gesetz der Steuerpflichtige selbst, und er hat den Eigenbeleg zu unterschreiben (Rn. 1). Tragen Sie nichts für ihn ein.
Ab welcher Summe braucht man einen Bewirtungsbeleg?
Für den Eigenbeleg nennt § 4 Abs. 5 EStG keine Grenze. Für die Rechnung gilt 250 Euro (Rn. 3 und 9).
Was gilt, wenn der Gast Trinkgeld gibt?
Laut BMF (Rn. 8) kann es auf der Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Sonst trägt der Gast die Feststellungslast.