Kleinbetragsrechnung in der Gastronomie: Grenze, Pflichtangaben und E-Rechnung

Kurz gesagt: Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Nach § 33 UStDV braucht sie nur vier Angaben: Name und Anschrift des Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Name des Empfängers und Rechnungsnummer sind nicht nötig. Sie darf immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden, auch dort, wo sonst die E-Rechnung gilt.

Dies ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

Bis zu welchem Betrag gilt eine Kleinbetragsrechnung?

§ 33 UStDV beginnt so: «Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten». Genau 250,00 Euro sind demnach noch eine Kleinbetragsrechnung, erst 250,01 Euro nicht mehr. Gemeint ist der Bruttobetrag: Die BMF-Fragen und Antworten sprechen von «Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV)».

Zur Grenze 2026: Die IHK Berlin schreibt, für Leistungen ab dem 1. Januar 2017 sei die Grenze von 150 auf 250 Euro angehoben worden. In der Fassung von § 33 UStDV, die am 12. Oktober 2026 auf gesetze-im-internet.de abrufbar war, steht weiterhin 250 Euro.

Welche Pflichtangaben braucht eine Kleinbetragsrechnung?

Nach § 33 UStDV mindestens diese vier:

• «den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers»,
• «das Ausstellungsdatum»,
• «die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung»,
• «das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt».

Zum Vergleich die Pflichtangaben einer normalen Rechnung aus § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG:

Was braucht eine Kleinbetragsrechnung nicht?

Name und Anschrift des Empfängers, Steuernummer und Rechnungsnummer stehen nicht in § 33 UStDV. Zur Nummer schreibt das BMF in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 im neu gefassten Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE: «Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV müssen keine fortlaufende Nummer enthalten.» Für Geschäftsgäste, die die Rechnung beim Finanzamt absetzen wollen, will das BMF zusätzlich den Tag der Bewirtung sehen (Näheres im Ratgeber zum Bewirtungsbeleg).

Wann gibt es keine Kleinbetragsrechnung?

Über 250 Euro, dann gilt § 14 Abs. 4 UStG mit allen Angaben aus der Tabelle. Außerdem nicht für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG. Für ein Restaurant sind diese Fälle (Fernverkauf, innergemeinschaftliche Lieferung, Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) kaum üblich. Eine Pflicht zur Rechnung besteht laut IHK Berlin gegenüber Privatpersonen grundsätzlich nicht, wohl aber gegenüber Unternehmern (§ 14 Abs. 2 UStG).

Muss eine Kleinbetragsrechnung eine E-Rechnung sein?

Nein. Seit dem 1. Januar 2025 ist zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden, also ein Dokument «in einem strukturierten elektronischen Format» (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Für Kleinbeträge gilt eine Ausnahme. § 33 Satz 4 UStDV: «Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.» Eine sonstige Rechnung ist laut § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG eine, die «in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier» übermittelt wird.

Das BMF bestätigt es in den Fragen und Antworten (Frage 4), ebenso für Rechnungen an Endverbraucher. Im Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Rn. 22) steht dazu: Die Verwendung einer sonstigen Rechnung in einem anderen elektronischen Format, etwa einer E-Mail mit PDF, bedarf der Zustimmung des Empfängers, die «keiner besonderen Form bedarf und auch konkludent erfolgen kann». Eine E-Rechnung ist auch hier ohne Zustimmung möglich.

Wie kommen Speisen mit 7 Prozent und Getränke mit 19 Prozent auf eine Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2026 gelten auf Speisen 7 Prozent, auf Getränke 19 Prozent (Näheres im Ratgeber zum Außer-Haus-Verkauf). Auf einer Rechnung stehen damit oft zwei Sätze. Dazu schreibt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass in Abschnitt 14.6: «Wird in einer Rechnung über verschiedene Leistungen abgerechnet, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, sind für die verschiedenen Steuersätzen unterliegenden Leistungen die jeweiligen Summen anzugeben.» Ermittelt eine Maschine den Steuerbetrag automatisch und gibt ihn in einer Summe an, ist das nach § 32 UStDV zulässig, «wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben wird».

Was gilt, wenn der Betrag über 250 Euro liegt?

Dann ist es eine normale Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG, bei Leistungen an einen Unternehmer grundsätzlich als E-Rechnung. Übergangsweise darf bis zum 31. Dezember 2026 stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt werden, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027 (BMF-Fragen und Antworten, Frage 11). Für ein Geschäftsessen schlägt das BMF in Frage 10 vor, vor Ort zunächst einen Kassenbeleg als sonstige Rechnung auszustellen und später durch eine E-Rechnung zu berichtigen.

So macht es Resmuar

Für Bestellungen über Resmuar kann Ihr Haus eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto anbieten. Sie ist aus, bis Sie sie im Panel unter «Regeln & Zeiten», Abschnitt «Rechnung für Gäste», einschalten. Betreiber und vollständige Anschrift müssen unter «Rechtliches» stehen. Die Rechnung gibt es, sobald die Bestellung als abgeholt eingetragen ist. Sie zeigt Ihre Angaben, den Abholtag als Rechnungs- und Leistungsdatum, die Bestellnummer, die Positionen und je Steuersatz Entgelt, Umsatzsteuer und Brutto. Eine Rechnungsnummer und einen Gastnamen hat sie nicht, weil § 33 UStDV beides nicht verlangt. Ein Trinkgeld ist nicht Teil der Rechnung. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG schalten Sie das im Panel ein; dann steht auf der Rechnung der Hinweis, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Den Steuersatz rechnet Resmuar nicht für Sie aus. Im Panel tragen Sie unter «Regeln & Zeiten» einen Satz für Speisen und einen für Getränke ein, vorgegeben sind seit dem 1. Januar 2026 7 und 19 Prozent, und das Panel weist darauf hin, dass die Zahl Ihre Angabe ist. Jede bestellte Position behält den Satz, der bei der Bestellung galt.

Über 250 Euro stellt Ihr Haus die Rechnung selbst aus, mit Name und Anschrift des Gastes, vorerst auch bei Bestellungen mit Liefergebühr, bis Ihr Steuerberater bestätigt hat, wie die Gebühr aufgeteilt wird. Für erstattete Bestellungen gibt es keine Rechnung. Gäste im Lokal erhalten ihre Rechnung aus Ihrer eigenen Kasse, nicht von Resmuar. Resmuar ist keine Kasse und hat keine TSE und nimmt keine Provision. Wie Bestellen zum Abholen aussieht, zeigt die Demo; zur Belegausgabe der Kasse lesen Sie den Ratgeber zur Kassensystem-Pflicht.

Häufige Fragen