Kassensystem-Pflicht in der Gastronomie: TSE, Beleg und Meldung beim Finanzamt

Kurz gesagt: Eine allgemeine Pflicht, eine elektronische Kasse zu benutzen, gibt es nicht: Eine offene Ladenkasse ist weiter erlaubt. Wer aber ein elektronisches Kassensystem einsetzt, braucht dafür eine zertifizierte TSE, muss Belege ausgeben und das System dem Finanzamt über ELSTER mitteilen. Für Systeme, die Sie ab dem 1. Juli 2025 anschaffen oder außer Betrieb nehmen, gilt eine Frist von einem Monat.

Dies ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung. Für Ihren konkreten Betrieb fragen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

Gibt es eine Kassensystem-Pflicht in der Gastronomie?

Nein, eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es nicht. Das Bundesfinanzministerium (BMF) schreibt in seinen Fragen und Antworten zum Kassengesetz: «Der Gesetzgeber hatte sich bei der Einführung der Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme gegen eine Registrierkassenpflicht entschieden. Daher kann jeder Unternehmer auch eine offene Ladenkasse anstelle des Einsatzes eines elektronischen Aufzeichnungssystems verwenden.» Eine Belegausgabepflicht besteht dann nicht. Aufzeichnen müssen Sie trotzdem: Bei einer offenen Ladenkasse sind laut BMF weiter die gesetzlichen Vorschriften wie § 146 AO zu beachten, also einzelne, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen.

Zu den Suchanfragen «Kassensystem Pflicht 2025» und «Kassensystem Pflicht 2026»: In den hier ausgewerteten amtlichen Quellen finden wir keine neue allgemeine Kassenpflicht. Neu seit 2025 ist das Meldeverfahren, dazu unten mehr.

Was ist eine TSE-Kasse, und ab wann gilt die Pflicht?

TSE steht für zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Nach § 146a Abs. 1 AO muss sie «aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen». Sie schützt das Kassensystem und seine digitalen Aufzeichnungen vor nachträglichen Änderungen. Laut BMF wird dafür für jede Transaktion eine Transaktionsnummer vergeben, damit Lücken in den Aufzeichnungen erkennbar werden.

Wann gilt das? Das BMF schreibt: «Hiernach müssen elektronische Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.» Die TSE-Pflicht hängt also an der Frage, ob Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzen, nicht an der Größe Ihres Betriebs. Was als solches System zählt, regelt § 1 KassenSichV: elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Elektronische Buchhaltungsprogramme gelten ausdrücklich nicht als solche Systeme.

Welche Ausnahmen gibt es von der TSE- und Belegpflicht?

• Die offene Ladenkasse. Wer kein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt, braucht keine TSE und muss keinen Beleg nach § 146a AO ausgeben (BMF, siehe oben).
• Die Befreiung von der Belegausgabe. Nach § 146a Abs. 2 AO können die Finanzbehörden «bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen» aus Zumutbarkeitsgründen nach § 148 AO von der Belegausgabepflicht befreien. Das BMF ergänzt: Eine Befreiung komme «nur dann in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht». Die Kosten der Belegausgabe allein sind keine sachliche Härte. Ob das auf einen Gastronomiebetrieb passt, klären Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.
• Die alte Übergangsregel. Nicht aufrüstbare Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, durften nach Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO «bis zum 31. Dezember 2022» weiter verwendet werden. Diese Frist ist abgelaufen.

Zur Belegausgabe sagt das BMF außerdem: Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgestellt werden, und der Kunde ist nicht verpflichtet, ihn anzunehmen.

Was ist die Kassenmeldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO?

Wer Vorgänge mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss dem Finanzamt nach § 146a Abs. 4 AO unter anderem Name und Steuernummer, die Art der TSE, die Art und Anzahl der Systeme, die Seriennummer sowie das Datum der Anschaffung und der Außerbetriebnahme mitteilen, per Datenfernübertragung. Das Verfahren war lange ausgesetzt. Das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 legt den Beginn fest: «Das Mitteilungsverfahren steht ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung.»

Welche Frist gilt für die Kassenmeldung?

• Vor dem 1. Juli 2025 angeschafft: «ist bis zum 31. Juli 2025 zu erstatten.»
• Ab dem 1. Juli 2025 angeschafft: «innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen». Das gilt laut BMF auch für ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene Systeme.
• Reihenfolge: Bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme muss vorher die Anschaffung mitgeteilt sein.
• Vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen und nicht mehr vorgehalten: Das System ist nur mitzuteilen, wenn die Anschaffung zu diesem Zeitpunkt bereits gemeldet war.
• Miete und Leasing: Gemietete oder geleaste Systeme stehen angeschafften gleich.

Zum Umfang nennt die ELSTER-Seite zum Formular: Bei jeder Mitteilung sind alle Systeme einer Betriebsstätte zu übermitteln, und für jede Betriebsstätte gibt es eine eigene Mitteilung. Laut BMF-Fragen und Antworten sind Systeme schon im Zeitpunkt der Anschaffung mitteilungspflichtig, auch wenn der Einsatz erst später vorgesehen ist.

Wie melde ich eine TSE-Kasse beim Finanzamt an, auch per ELSTER?

Das BMF nennt drei Wege: per Direkteingabe im ELSTER-Formular «Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO» auf elster.de, per Upload einer XML-Datei in «Mein ELSTER» oder per Datenübertragung aus einer Software über die ERiC-Schnittstelle. Hersteller oder Händler dürfen als bevollmächtigte Person übermitteln, die Verantwortung für die rechtzeitige Mitteilung bleibt laut BMF aber beim Steuerpflichtigen. Fragen Sie Ihren Kassenanbieter, ob er die Meldung für Sie übernimmt.

Wie melde ich eine Kasse oder TSE wieder ab?

Eine Abmeldung heißt im Gesetz «Außerbetriebnahme» und gehört zur selben Mitteilung. Sie ist innerhalb eines Monats zu erstatten (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO). Geben Sie eine TSE an Dritte ab, ist die Außerbetriebnahme laut BMF ebenfalls innerhalb eines Monats durch den bisherigen Nutzer anzuzeigen, vorher sind alle Daten der TSE zu sichern. Tauschen Sie nur die TSE aus, besteht laut BMF keine Pflicht zur Mitteilung des Wechsels. Die Unterlagen gehören in die Verfahrensdokumentation.

Was gilt für Online-Bestellungen von meiner Website?

Dazu können wir Ihnen keine steuerrechtliche Auskunft geben. Praktisch landen Bestellungen von der Website in der Kasse des Restaurants oder werden dort gebucht. Wie Sie Online-Zahlungen und Bestellungen steuerlich korrekt erfassen, fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater. Zum Thema Karte und Trinkgeld lesen Sie auch den Ratgeber zu Trinkgeld bei Kartenzahlung.

So macht es Resmuar

Resmuar ist keine Kasse und hat keine TSE. Wir bauen Ihnen Website, digitale Speisekarte, Reservierung und Bestellen zum Abholen, zu einem festen Beitrag und ohne Provision. Mit dem optionalen Baustein «Kassenanschluss» landen Bestellungen vom Pass und vom Telefon von selbst in Ihrer Kasse, derzeit ready2order. Beleg, Zahlung und TSE bleiben in dieser Kasse, dort, wo sie hingehören.

Ohne diesen Baustein kommt jede Bestellung im Pass des Panels an, als Meldung mit Ton auf Telefon oder Tablet und als Bestellzettel für Bondrucker mit 80 oder 58 mm Rolle. Die Einzelheiten stehen unter Für Restaurants. Wenn Sie ein Lokal erst eröffnen, hilft die Checkliste zur Restauranteröffnung.

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