Kurz gesagt: Ein gutes Reservierungssystem zeigt nur Zeiten, an denen wirklich Platz ist, sperrt Doppelbuchungen, schickt Bestätigung und Erinnerung per E-Mail mit einem Stornolink und führt eine Warteliste. Portale rechnen meist pro Buchung oder pro Gast ab und behalten die Gastdaten; ein System auf der eigenen Website hält beides bei Ihnen. Bezahlte Systeme kosten typisch 30 bis 200 Euro im Monat.
Warum das Telefon am Samstag nicht reicht
Samstag, kurz nach halb acht. Der Saal ist voll, die Küche gibt die ersten Hauptgänge raus. Das Telefon klingelt. Ein Gast möchte für vier Personen um acht kommen. Wer gerade eine Hand frei hat, nimmt ab, blättert im Reservierungsbuch, überschlägt im Kopf, welcher Tisch bis dahin leer sein könnte, und sagt zu. Eine Viertelstunde später klingelt es wieder. Diesmal geht niemand ran, weil alle Hände Teller tragen.
Nichts davon ist ein Drama. Es ist ein normaler Abend. Aber drei Dinge passieren dabei jeden Samstag: Anrufe gehen verloren, weil niemand abnehmen kann. Zusagen werden aus dem Kopf gemacht, und der Kopf hat um diese Uhrzeit anderes zu tun. Und der Gast, den niemand erreicht hat, reserviert woanders.
Ein Reservierungssystem nimmt Ihnen genau diesen Teil ab. Der Gast sieht selbst, welche Zeiten frei sind, trägt sich ein und bekommt eine Bestätigung. Ihr Team sieht am Morgen, wer am Abend kommt, und nicht erst, wenn die Gäste vor der Tür stehen.
Portal oder eigene Website?
Für die Online-Tischreservierung gibt es zwei Wege. Der erste führt über ein Reservierungsportal, eine große Plattform, auf der viele Restaurants gelistet sind. Der zweite führt über Ihre eigene Website.
Portale bringen Reichweite. Dafür sammeln sie die Gäste auf ihrer eigenen Internetadresse, nicht auf Ihrer. Wer dort nach einem Tisch in Braunschweig sucht, sieht Sie neben Ihren Nachbarn, und die Plattform entscheidet über die Reihenfolge. Abgerechnet wird meist pro Buchung oder pro Gast. Die Gastdaten, also Name, E-Mail und Besuche, liegen beim Portal. Wechseln Sie den Anbieter, bleiben sie dort.
Auf der eigenen Website reserviert der Gast unter Ihrer Internetadresse. Die Daten gehören Ihnen, und ein zusätzlicher Gast kostet nicht extra. Sie verzichten auf die Reichweite der Plattform, behalten aber die Beziehung zum Gast.
| Frage | Portal | Eigene Website |
|---|---|---|
| Wo reserviert der Gast? | Auf der Adresse des Portals | Auf Ihrer Adresse |
| Wem gehören die Gastdaten? | Dem Portal | Ihnen |
| Wie wird abgerechnet? | Meist pro Buchung oder pro Gast | Meist ein Monatsbeitrag |
| Wer steht daneben? | Ihre Mitbewerber | Niemand |
Was ein Reservierungssystem können muss
Die Angebote unterscheiden sich weniger im Aussehen als in dem, was hinter dem Formular passiert. Diese Punkte sollten Sie prüfen, bevor Sie sich entscheiden:
- Echte freie Zeiten statt Anfragen. Ein Formular, das nur eine Anfrage schickt, die Sie dann per Telefon bestätigen, spart Ihnen nichts. Der Gast muss sehen, was wirklich frei ist, und sofort eine Zusage bekommen.
- Platzzählung über die Aufenthaltsdauer. Ein Tisch, der um sieben belegt wird, ist um acht noch belegt. Das System muss die ganze Dauer rechnen, nicht nur den Startzeitpunkt.
- Keine Doppelbuchung. Wenn zwei Gäste im selben Moment dieselbe Zeit wählen, darf nur einer sie bekommen.
- Bestätigung und Erinnerung per E-Mail. Der Gast bekommt sofort eine Bestätigung und vor dem Termin eine Erinnerung. Beides ohne Ihr Zutun.
- Stornieren ohne Konto. Wer absagen will, soll das mit einem Klick aus der E-Mail tun können. Muss er sich erst irgendwo anmelden, bleibt er einfach weg.
- Warteliste für volle Abende. Ist alles vergeben, hält eine Warteliste den Kontakt zum Gast, bis ein Tisch frei wird.
- Zeitplan und Raumplan für das Team. Das Team muss auf einen Blick sehen, welcher Tisch wann von wem belegt ist.
- Telefonische Reservierungen mitzählen. Das Telefon verschwindet nicht. Was Sie am Hörer zusagen, muss ins selbe System, sonst rechnet die Website mit falschen Zahlen.
- Ehrlich bei No-Shows. Kein System lässt Gäste verschwinden, die nicht kommen. Eine Erinnerung und ein einfacher Stornolink helfen. Wer Ihnen verspricht, dass No-Shows damit erledigt sind, verspricht zu viel.
Was es kostet
Die Preise am Markt liegen weit auseinander. Als Orientierung:
Reine Reservierungssysteme gibt es in einer Basisversion oft ohne Monatsbeitrag. Bezahlte Versionen liegen typisch zwischen 30 und 200 Euro im Monat, je nach Umfang.
Portale rechnen meist pro Buchung oder pro Gast ab. Das wirkt günstig, solange wenig gebucht wird, und wird teurer, je besser es läuft. Rechnen Sie einen vollen Monat durch, bevor Sie unterschreiben.
Komplettpakete für die Gastronomie kosten meist 30 bis 85 Euro im Monat. Die Reservierung ist dann ein Baustein unter mehreren.
Prüfen Sie bei jedem Angebot drei Dinge: Gibt es eine Gebühr pro Gast? Gehören die Gastdaten Ihnen? Und bekommen Sie die Daten heraus, wenn Sie den Anbieter wechseln?
Gibt es ein kostenloses Reservierungssystem?
Ja, viele Anbieter haben eine Basisversion ohne Monatsbeitrag. Prüfen Sie dann drei Dinge: Wie verdient der Anbieter stattdessen, etwa über eine Gebühr pro Buchung oder pro Gast? Wem gehören die Gastdaten? Und bucht der Gast auf Ihrer eigenen Website oder auf der Seite des Anbieters, zwischen anderen Restaurants? Ein kostenloses System, das pro Gast abrechnet, kostet an einem vollen Samstag mehr als ein fester Beitrag. Wie Gäste trotzdem kommen und nicht ausbleiben, steht im Ratgeber No-Show im Restaurant.
So macht es Resmuar
Resmuar ist ein Paket für Restaurants, Cafés und Bars: eine Website auf Ihrer eigenen Internetadresse, eine digitale Speisekarte, Online-Tischreservierung, Bestellen zum Abholen und ein Panel für das Team. Die Module lassen sich einzeln zuschalten oder abschalten.
Die Reservierung folgt der Liste oben. Der Gast sieht echte freie Zeiten, keine Anfragen. Plätze werden über die ganze Aufenthaltsdauer gezählt, und eine Doppelbuchung ist gesperrt. Der Gast bekommt Bestätigung und Erinnerung per E-Mail, mit einem Stornolink, für den er kein Konto braucht. Sagt er ab, ist der Platz sofort wieder frei.
Bei der Warteliste ist Resmuar bewusst zurückhaltend. Das Haus setzt Gäste darauf und meldet sich bei ihnen, wenn ein Tisch frei wird. Ein automatisches Nachrücken gibt es nicht. Wer welchen Tisch bekommt, entscheiden Sie.
Im Panel sieht das Team ein Tagesbuch, einen Zeitplan und einen Raumplan. Was Sie am Telefon zusagen, tragen Sie dort ein, und die Website rechnet es mit. Wie die Reservierung im Einzelnen aussieht, steht auf der Seite zur Online-Tischreservierung mit Resmuar.
Abgerechnet wird mit einem festen Beitrag. Es gibt keine Gebühr pro Gast und keine Provision. Die Gastdaten liegen in Deutschland in einem getrennten Bereich je Restaurant, werden jede Nacht gesichert und lassen sich jederzeit als eine Datei herunterladen. Wie Resmuar mit Daten umgeht, steht unter Sicherheit und Datenschutz.
Wer sehen will, wie das im Alltag aussieht, kann das offene Demo-Restaurant durchklicken und danach mit uns sprechen.
Häufige Fragen
Lohnt sich ein Reservierungssystem auch für ein kleines Haus?
Ja, wenn das Telefon zu Stoßzeiten stört. Die Frage ist nicht, wie viele Tische Sie haben, sondern wie oft Sie während des Service abnehmen müssen. Ein kleines Haus hat am Samstag dasselbe Problem wie ein großes, nur mit weniger Händen.
Verhindert ein Reservierungssystem No-Shows?
Nein. Kein System kann Gäste zwingen zu kommen. Eine Erinnerung per E-Mail und ein Stornolink, der ohne Anmeldung funktioniert, machen es dem Gast leicht, rechtzeitig abzusagen. Dann ist der Platz wenigstens wieder frei. Mehr sollte Ihnen niemand versprechen.
Muss der Gast ein Konto anlegen?
Bei einem guten System nicht. Der Gast trägt sich mit Name und E-Mail ein, bekommt eine Bestätigung und kann über den Link darin absagen. Ein Konto ist nur eine Hürde mehr.