Weihnachtsfeier im Restaurant planen: Anfragen, Menü, Anzahlung und die anderen Spitzentage

Kurz gesagt: Veröffentlichen Sie Ihr Angebot für die Weihnachtsfeier früh, nehmen Sie große Gruppen mit einem festen Menü an, benennen Sie eine feste Ansprechperson und setzen Sie zwei Fristen: für die Personenzahl und für die Menüwahl. Anzahlung und Stornobedingungen müssen vor der Buchung vereinbart und ausdrücklich genannt sein. Dasselbe Vorgehen trägt auch Silvester, Valentinstag und Muttertag.

Dies ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall fragen Sie eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt, für die steuerliche Behandlung Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

Wann sollte ich das Angebot für die Weihnachtsfeier veröffentlichen?

Eine feste Regel gibt es nicht, aber die Richtung ist klar: früher, als es sich richtig anfühlt. Wer eine Firmenfeier organisiert, vergleicht mehrere Häuser und fragt dort an, wo er ein Angebot findet, nicht dort, wo er erst anrufen muss. Stehen Termine, Menü, Preis pro Person und Ansprechperson schon Anfang Oktober auf Ihrer Website, sind Sie in dieser Runde dabei. Der Text sollte die Fragen beantworten, die sonst per Telefon kommen: Ab welcher Gruppengröße gilt das Menü? Bis wann muss gebucht sein?

Dieselbe Logik gilt für die anderen Spitzentage. Silvester, Valentinstag und der Muttertag (zweiter Sonntag im Mai) werden meist lange vorher gebucht, und der Gast sucht das Angebot im Netz: auf Ihrer Website und in Ihrem Google-Eintrag. Wie Sie beides pflegen, steht im Ratgeber zum Google Unternehmensprofil.

Festes Menü oder à la carte: was passt zu großen Gruppen?

Für Gruppen ab einer Größe, die Sie selbst festlegen, ist ein festes Menü in der Regel die ruhigere Lösung. Die Küche weiß vorher, was gebraucht wird, der Service muss nicht zwanzig verschiedene Bestellungen aufnehmen, und der Gast kennt den Preis. À la carte bleibt sinnvoll für kleine Runden und für Gäste, die ausdrücklich frei wählen wollen.

• Zwei oder drei Menüs zur Auswahl sind meist besser als eines: zum Beispiel ein Fleischgericht, ein Fischgericht, ein vegetarisches Gericht. So bleibt die Küche planbar und niemand sitzt vor etwas, das er nicht essen kann.
• Preis pro Person nennen und klar sagen, was darin steckt und was nicht, etwa Getränke.
• Gerichte wählen, die sich gut vorbereiten lassen. Was bei zwanzig Gästen gleichzeitig auf den Tisch muss, sollte in der Küche zu schaffen sein, ohne dass der Rest des Hauses leidet.
• Eine Rückfallregel für Nachzügler: Wer seine Wahl nicht rechtzeitig nennt, bekommt das Standardmenü.

Wie gehe ich mit Gruppenanfragen um?

Ein Ablauf, der sich bewährt, wenn aus einer Anfrage eine feste Buchung werden soll:

1. Eine feste Ansprechperson im Haus, die jede Gruppenanfrage bekommt. Der Veranstalter soll nicht mit drei Mitarbeitern schreiben.
2. Die Anfrage klären: Datum, Uhrzeit, Personenzahl, gewünschtes Menü, Anlass, Allergien und besondere Wünsche.
3. Schriftlich bestätigen, mit allem, was vereinbart wurde: Termin, Menü, Preis, Anzahlung, Stornobedingungen.
4. Zwei Fristen setzen: eine für die endgültige Personenzahl und eine für die Menüwahl, jeweils mit Datum. Was danach nicht gemeldet wird, gilt wie bestätigt.
5. Kurz vor dem Termin noch einmal nachfassen.

Anzahlung und Stornobedingungen: was gilt rechtlich?

Wir können hier nur wiedergeben, was die Quellen sagen, und keine Rechtsberatung ersetzen. Zum Thema No-Show nennen beide Quellen im Kern dieselbe Bedingung: Die Regel muss vorher vereinbart und dem Gast bekannt sein.

• Die Verbraucherzentrale Niedersachsen schreibt, Ausfallhonorare könnten rechtlich zulässig sein, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Sind Stornokosten oder Ausfallhonorare in den AGB wirksam bei der Buchung vereinbart, dürfen sie erst einmal verlangt werden. Bei der Buchung müsse aber auf die Stornierungsbedingungen und auf eventuell anfallende Kosten in den AGB ausdrücklich hingewiesen werden.
• tageskarte.io formuliert es so: Eine No-Show-Gebühr sei nur zulässig, wenn sie klar kommuniziert und vom Gast akzeptiert wurde. Der Gast müsse bis zu einem gewissen Zeitpunkt kostenfrei stornieren können.

Für Ihre Weihnachtsfeiern heißt das: Anzahlung und Fristen gehören vor die Buchung, in die schriftliche Bestätigung und in Ihre AGB. Wie hoch eine Anzahlung sein darf, lässt sich nicht pauschal sagen; sie sollte zum Aufwand und zum Schaden passen, den Sie bei einer Absage hätten. Im Zweifel klärt das ein Anwalt, keine Tabelle. Mehr dazu, auch zu Gebühr und Rechnung, steht im Ratgeber No-Show im Restaurant.

Was muss ich bei Allergenen im festen Menü beachten?

Ein festes Menü ist eine Speisekarte mit nur wenigen Gerichten, und für jedes gilt dieselbe Pflicht zur Allergeninformation wie sonst auch. Legen Sie die Allergene des Menüs schon dem Angebot bei, nicht erst am Abend, und fragen Sie bei der Anfrage nach Unverträglichkeiten in der Gruppe. Was die Kennzeichnung im Einzelnen verlangt, steht im Ratgeber Allergene kennzeichnen.

Und wenn Gäste einer Firma einen Bewirtungsbeleg brauchen?

Bei Firmenfeiern fragen Gäste häufig nach einem Beleg für die Steuer. Planen Sie das ein, bevor der Abend läuft: Wer die Rechnung bekommt, wer sie bezahlt und welche Angaben darauf stehen sollen, klären Sie am besten bei der Bestätigung. Welche Angaben ein Bewirtungsbeleg enthält, steht im Ratgeber Bewirtungsbeleg im Restaurant. Die steuerliche Behandlung klärt Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.

Wie plane ich das Personal für die Spitzentage?

Ein praktischer Hinweis ohne Rechenformel: Legen Sie die Besetzung fest, sobald die Zahl der Gruppen feststeht, nicht erst in der Woche davor. Große Runden binden Service und Küche zu festen Zeiten, und gleichzeitig kommen oft noch Laufgäste. Planen Sie bei Gruppen eine Person als festen Ansprechpartner am Abend ein, und besprechen Sie vorab, wann das Menü gestartet wird.

Checkliste: Wann was zu tun ist

So macht es Resmuar

In der Reservierung von Resmuar legen Sie eine Zahl fest, ab der die Seite bei großen Gruppen um einen Anruf bittet, statt still zu buchen. So landet eine Weihnachtsfeier bei Ihrer Ansprechperson und nicht als Zufallsbuchung im Kalender. Telefonische Reservierungen tragen Sie mit zwei Tipps ein, sie zählen in derselben Platzzählung. Jeder Gast bekommt eine Bestätigung und am Reservierungstag eine Erinnerung per E-Mail, beide mit einem Stornolink ohne Konto. Ist der Abend voll, steht es ehrlich da: ausgebucht, und wer trotzdem kommen möchte, steht auf Ihrer Warteliste.

Mit dem optionalen Baustein «Online-Bezahlung» zahlen Gäste eine Anzahlung oder hinterlegen eine Kartengarantie online über Ihr eigenes Stripe-Konto; Anzahlungen gehen auch über PayPal. Welche Bedingungen Sie dazu in Ihre AGB schreiben, entscheiden Sie. Aktionspreise zeigt die Startseite unter «Heute bei uns». Resmuar nimmt keine Provision. Wie die Reservierung im Alltag aussieht, zeigt die Demo.

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